Quando usa a WorkWell, confia-nos informação sobre si — e parte dela é informação de saúde, das mais sensíveis que existem. Levamos essa responsabilidade a sério.
Esta Política de Privacidade explica que informação recolhemos, porque a recolhemos, com quem a partilhamos, durante quanto tempo a guardamos, e o que pode fazer em relação a ela.
A WorkWell é um serviço de bem-estar corporativo: a sua entidade empregadora disponibiliza-lhe a aplicação para que possa marcar e realizar sessões individuais por vídeo com profissionais de psicologia, nutrição, fisioterapia, coaching e outras áreas de bem-estar. Também é possível usar a WorkWell a título individual, pagando as sessões diretamente.
O responsável pelo tratamento dos seus dados é a Workwell, Unipessoal Lda, NIF 508729076.
Que informação recolhemos
Informação que nos dá
Quando cria uma conta, pede-se o seu nome, endereço de e-mail, número de identificação fiscal (NIF), número de telefone e data de nascimento. Se entrar com a conta Google ou Microsoft, recebemos dessas contas o seu nome e endereço de e-mail — nunca a sua palavra-passe.
Ao longo da utilização pode fornecer-nos informação adicional: os dados de anamnese e o historial que partilha com o profissional, o motivo de uma marcação, e o que escreve quando nos contacta.
Informação de saúde
As sessões que realiza, as respostas de anamnese, as avaliações clínicas e os níveis de risco associados ao seu acompanhamento são dados de saúde. A lei trata-os como uma categoria especial de dados pessoais, com proteção reforçada, e nós também: o acesso é restrito a quem precisa dele para lhe prestar o serviço, e nunca são usados para publicidade nem para qualquer finalidade comercial.
As respostas ao Barómetro de bem-estar são guardadas apenas no seu dispositivo. Não chegam aos nossos servidores.
Informação gerada pela utilização
Guardamos as suas marcações, o histórico de sessões, o profissional com quem as realizou, o estado do plano da sua entidade empregadora, e — quando paga diretamente — o histórico de pagamentos e os documentos de faturação emitidos.
Informação do dispositivo
Recolhemos informação técnica sobre a aplicação e o dispositivo: modelo, sistema operativo, versão da aplicação, idioma, endereço IP, relatórios de erro e informação sobre como navega na aplicação. Usamo-la para perceber onde a aplicação falha e o que precisa de ser melhorado.
Esta análise inclui gravação de sessões de utilização da aplicação, ou seja, um registo dos ecrãs por onde passou e das interações que fez. Na aplicação, esse registo fica associado à sua conta e serve exclusivamente para diagnóstico e melhoria do produto — nunca para publicidade.
Na versão web usamos também cookies, explicados em detalhe na nossa Política de Cookies.
Permissões que a aplicação pede
- Câmara e microfone — para o vídeo e o áudio das suas sessões. São usados apenas durante a sessão. As sessões não são gravadas: o vídeo e o áudio circulam em tempo real e não ficam guardados em lado nenhum.
- Calendário — apenas se o autorizar, para adicionar as suas sessões ao calendário do dispositivo. Não lemos os seus outros compromissos.
- Notificações — para o avisar de marcações, lembretes e alterações.
A aplicação não pede acesso à sua localização, aos seus contactos, nem às suas fotografias.
Porque tratamos a sua informação
Tratamos a sua informação para:
- prestar o serviço — criar e manter a sua conta, mostrar disponibilidade, marcar e realizar as sessões, e dar ao profissional o contexto clínico necessário para o acompanhar;
- processar pagamentos e cumprir obrigações fiscais — quando paga diretamente, emitir a fatura-recibo e conservá-la conforme a lei exige;
- comunicar consigo — confirmações, lembretes, respostas a pedidos de apoio e avisos de segurança;
- manter e melhorar a aplicação — perceber falhas, corrigir erros e decidir o que melhorar;
- proteger a segurança — detetar e travar acessos indevidos, fraude e abuso.
Os fundamentos legais são a execução do contrato consigo, o cumprimento de obrigações legais a que estamos sujeitos, o nosso interesse legítimo em manter o serviço seguro e funcional, e — no caso dos dados de saúde — a prestação de cuidados por profissionais sujeitos a sigilo, nos termos do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados.
Com quem partilhamos
Não vendemos a sua informação, e não a usamos para publicidade. Não há qualquer SDK publicitário na aplicação, não recolhemos identificadores de publicidade e não partilhamos dados com data brokers.
Partilhamos informação apenas nestas situações:
Com o profissional que o acompanha. Vê o que precisa para o acompanhar, e está sujeito a sigilo profissional.
Com a sua entidade empregadora, de forma agregada e anónima. Quando o seu plano é pago pela entidade empregadora, esta pode ver indicadores agregados de utilização do plano. Nunca lhe damos acesso ao conteúdo das suas sessões, ao seu historial clínico, nem a qualquer informação que a identifique enquanto participante numa sessão concreta.
Com prestadores de serviços que trabalham para nós, apenas para o que precisamos deles e sujeitos a obrigações de confidencialidade:
- alojamento da infraestrutura e da base de dados;
- LiveKit — a tecnologia de vídeo em tempo real das sessões;
- Stripe e PayPal — processamento dos pagamentos;
- TOConline — emissão dos documentos de faturação;
- PostHog — análise de utilização e relatórios de erro;
- Google Firebase — entrega de notificações no Android;
- serviços de envio de e-mail transacional.
Por motivos legais, quando formos obrigados a fazê-lo por lei, por decisão judicial ou por pedido legítimo de autoridade competente, ou quando for necessário para proteger direitos, segurança ou vidas.
Onde a informação é tratada
O serviço é operado a partir da União Europeia. Alguns dos prestadores acima tratam informação fora do Espaço Económico Europeu. Quando isso acontece, essa transferência é feita ao abrigo dos mecanismos previstos no Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados, como decisões de adequação ou cláusulas contratuais tipo aprovadas pela Comissão Europeia.
Durante quanto tempo guardamos
Não guardamos tudo pelo mesmo período:
- Registos clínicos — sessões, anamnese e avaliações são conservados pelo período exigido pela legislação de saúde aplicável. Não podemos apagá-los antes disso, mesmo a seu pedido.
- Documentos de faturação — conservados durante 10 anos, como a lei fiscal portuguesa exige.
- Dados da conta — enquanto a conta existir e, depois de encerrada, pelo tempo necessário ao cumprimento das obrigações acima.
- Dados técnicos e de utilização — conservados por períodos curtos e depois eliminados ou agregados.
Encerrar a sua conta
Pode encerrar a sua conta a qualquer momento, a partir da própria aplicação, em Perfil → Apagar conta. É pedida a sua palavra-passe, ou uma confirmação escrita se a conta tiver sido criada com a Google ou a Microsoft.
É importante que perceba exatamente o que acontece:
- O acesso é revogado de forma permanente e imediata. Deixa de conseguir entrar na conta por qualquer via — palavra-passe, Google, Microsoft, link mágico ou recuperação de dois fatores. As sessões abertas noutros dispositivos deixam de funcionar.
- A informação não é apagada. Os registos clínicos e os documentos de faturação são conservados, porque a lei nos obriga a isso. Deixam de estar acessíveis através da aplicação, mas continuam a existir.
- O endereço de e-mail não pode ser reutilizado. Como o registo se mantém, não é possível criar uma conta nova com o mesmo e-mail.
Encerrar a conta é, por isso, uma ação definitiva. Se o que pretende é apenas deixar de receber comunicações, pode em alternativa desativar as notificações nas definições.
Se não conseguir aceder à aplicação, pode pedir o encerramento da conta escrevendo para privacidade@workwell.pt a partir do endereço de e-mail da conta. Confirmamos o pedido e encerramos a conta nos mesmos termos descritos acima.
Os seus direitos
Ao abrigo do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados, tem o direito de:
- saber que informação temos sobre si e obter uma cópia dela;
- corrigir informação incorreta ou incompleta;
- pedir o apagamento da sua informação;
- opor-se a determinados tratamentos ou pedir a sua limitação;
- receber os seus dados num formato estruturado, para os transmitir a outro responsável;
- retirar o consentimento que tenha dado, sem afetar a licitude do tratamento feito antes disso;
- apresentar reclamação junto da Comissão Nacional de Proteção de Dados.
Uma nota honesta sobre o direito ao apagamento: ele existe, mas não é absoluto. Quando a lei nos obriga a conservar um registo clínico ou um documento fiscal, não o podemos apagar a pedido. Nesses casos, dizemos-lhe exatamente o que conservámos e porquê.
Para exercer qualquer destes direitos, escreva-nos para privacidade@workwell.pt.
Segurança
As comunicações com a aplicação são cifradas em trânsito. As palavras-passe são guardadas cifradas e nunca em texto simples. O acesso à informação clínica é limitado a quem dela precisa para lhe prestar o serviço, e a aplicação suporta autenticação em dois fatores.
Nenhum sistema é imune a falhas. Se ocorrer uma violação de dados que represente risco elevado para si, comunicá-la-emos a si e à autoridade de controlo, nos prazos que a lei determina.
Menores
A WorkWell destina-se a maiores de 18 anos. Não recolhemos intencionalmente informação de menores. Se tomarmos conhecimento de que criámos uma conta a um menor, encerramo-la.
Alterações a esta política
Se alterarmos esta política, publicamos aqui a versão atualizada e a respetiva data. Se as alterações forem materiais, avisamo-lo diretamente.
Contactos
Para qualquer questão sobre esta política ou sobre o tratamento da sua informação: privacidade@workwell.pt.
Workwell, Unipessoal Lda — NIF 508729076 — workwell.pt